Bewerben sich Bewerbende über die Onlinebewerbung (z.B. bei Homepage-Bewerbungen oder externen Stellenbörsen wie Stepstone oder Indeed) erhalten diese automatisch eine Eingangsbestätigung.
Sollten Sie jedoch manuell einen Bewerbenden über die Anwendung anlegen, ist es erforderlich im nächsten Schritt eine Eingangsbestätigung zu versenden. Ohne das Versenden der Eingangsbestätigung kann die Bewerbung nicht in die Fachbereichsprüftung weitergeleitet werden und es kann auch kein Vertrag angeboten werden.
Befolgen Sie zum Versenden der Eingangsbestätigung folgenden Schritte:
1. Wählen Sie das entsprechende Bewerberprofil aus
2. Klicken Sie auf das Aktionenmenü und wählen die Option "Eingangsbestätigung versenden" aus
3. Es erscheint eine vorgefertigte E-Mail Vorlage, welche Sie individuell an den Bewerbenden anpassen und versenden können:
- Status: Sie sehen oben den momentanen Status (Neu ohne EB), sowie den Status den diese Bewerbung nach dem Absenden der Eingangsbestätigung erhält (Erhalten).
- Sprache: Hier steht die Sprache der Eingangsbestätigung.
- Vorlage: Sie haben die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen, dabei trennt die Anwendung zwischen E-Mails und Briefen. Über das “x” neben der eigentlichen Vorlage können Sie die Vorlage auch entfernen und somit überhaupt keine E-Mail oder einen Brief an den Bewerber senden.
- Titel: Hierbei handelt es sich um den Betreff der E-Mail bzw. des Briefes und darunter den entsprechenden Inhalt der E-Mail. In diesem Feld arbeitet die Anwendung mit Platzhaltern.
- Anhänge: Haben Sie in der Administration Anhänge für die Mails hochgeladen, können Sie diese hier auswählen. Diese Anhänge werden an die Bewerbenden weitergeleitet. Wie Sie Anhänge in der Administration hochladen, erfahren Sie im Adminhandbuch.
- Datei 1-3: Auch hiermit lassen sich Anhänge versenden. Im Unterschied zu dem Feld “Anhänge”, kann über Dateien ein Anhang direkt vom Endgerät des Nutzenden hochgeladen werden.
- Vorschau: Unter Vorschau sehen Sie die E-Mail an den Bewerber ohne Platzhalter und sehen somit auf einen Blick, was bei den Bewerbenden ankommt.
- Vorlage erstellen (Admin): Als angemeldeter Admin sehen Sie, den Bereich für welchen Sie eine Vorlage anlegen können, falls Sie eine weitere Eingangsbestätigung in der Anwendung haben möchten.