Sie können in der Anwendung beliebig viele User anlegen und somit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens Zugriff auf die Anwendung ermöglichen.

User anlegen

Um einen User anzulegen, klicken Sie auf “Neu” oben rechts im Menü "Benutzer".

Wählen Sie im nächsten Schritt “Benutzer” aus.
Im sich öffnenden Menü können Sie die Stammdaten des Users anlegen.

Folgende Felder sollten dabei immer ausgefüllt werden:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Gruppe: Tragen Sie unter der Gruppe bitte immer eine Haupt-Benutzergruppe (HR, FK…) und eine Gesellschaft ein. Natürlich können Sie neben der Haupt-Benutzergruppe weitere Add-on-Rollen hinterlegen. 

Orientieren Sie sich bei der Anlage eines neuen Users am besten an einem User der selben Gruppe, welcher bereits angelegt wurde.
Dadurch erkennen Sie sehr schnell, welche Felder im User ausgefüllt werden müssen.

Neben den oben aufgeführten Feldern existieren weitere Stammdaten-Felder, diese werden nachfolgend beschrieben:

• Titel: Dort können Sie den Titel (Dr., Professor etc.) des Users hinterlegen.
• Funktionsbezeichnung (Rolle des Benutzers): Dies muss nur gefüllt werden, wenn ein User im System mehrere Rollen besitzt. Das bedeutet, dass der User somit also beispielsweise sowohl eine Rolle als HR besitzt, als auch als BR. In diesem Fall könnte dann in das Feld “HR” eingetragen werden.
• Zeitzone: Die Zeitzone des User. Wird hier keine Zeitzone gewählt ist die Zeitzone automatisch die deutsche Zeitzone.
• Sprache: Hier können Sie zwischen Deutsch und Englisch wählen. Standardmäßig (wenn keine Auswahl getroffen wird) wird die Anwendung in deutsch dargestellt. Somit muss die Sprache häufig nicht zwingend gesetzt werden.
• Passwort und Passwort bestätigen: Sie haben die Möglichkeit ein Passwort für den User zu setzen. Setzen Sie kein Passwort an dieser Stelle, so kann der User selbst sein Passwort vergeben. Dafür erhält er nach dem Anlegen seines Users eine Accountbestätigungsmail über welche er sein Passwort setzen kann. Nur in Ausnahmefällen, wenn der User beispielsweise bei der Vergabe seines Passwortes Probleme hat, sollte in der Benutzerverwaltung ein Passwort angegeben werden.
• Passwort Ablauf-Intervall in Tagen: Hiermit definieren Sie, nach wie vielen Tagen der User dazu aufgefordert wird, sein bestehendes Passwort zu ändern. Bleibt dieses Feld leer, wird ein Standardintervall von 365 Tagen angewendet.
• Footer: Hier kann ein spezieller Footer für den User angegeben werden, welcher dann über einen Platzhalter beispielsweise in den E-Mail-Vorlagen angezeigt werden könnte.
• Adresse: Ähnlich wie der Footer kann auch hier eine Adresse erfasst werden und per Platzhalter ausgegeben werden.
• Freie Felder: Diese werden je nach Unternehmen als Platzhalter unterschiedlich verwendet und können z.B. in E-Mail- oder Veröffentlichungsvorlagen benutzt werden.
• Anschrift: Hier kann die vollständige Anschrift des Users hinterlegt werden. Überprüfen Sie, welche dieser Felder in Ihrer Organisation verwendet werden.
• Reminder Einstellungen: Dort können Sie einstellen, ob der User beispielsweise einmal am Tag gesammelt alle Reminder in einer E-Mail erhalten soll. Standardmäßig erhalten die User über jede Änderung in der Anwendung direkt eine Remindermail.
• Deaktivierung: Hier können Sie einen User deaktivieren. Dieser kann sich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr an der Anwendung anmelden und auch nicht mehr in den Ausschreibungen / Bewerbungen hinterlegt werden. Sie können theoretisch die Zuordnungen und Reminder an einen anderen User übertragen. Dies ist dann sinnvoll, wenn es bereits einen Nachfolger für diesen User gibt und Sie alle Ausschreibungen / Bewerbungen an diesen übertragen möchten.

User verwalten

Haben Sie einen User angelegt erhält dieser automatisch eine Accountbestätigungsmail, über welche er sein Passwort vergeben kann.
In der Benutzeransicht erkennen Sie auf einen Blick, ob sich ein User bereits an der Anwendung angemeldet hat. Dies erkennen Sie daran, wenn unter “Login am” ein Datum angezeigt wird:

Wird an dieser Stelle kein Datum angezeigt, so hat sich dieser User bisher noch nicht an der Anwendung angemeldet.

Über das “Bleistift”-Symbol können Sie den User anpassen und beispielsweise weitere Gruppen hinterlegen.
Über das “Pfeil”-Symbol kann in einen User gewechselt werden und somit kann überprüft werden, welche Informationen ein User aktuell sehen kann.

Klicken Sie auf den Namen des User, so gelangen Sie in die Detailansicht des Users, in welcher Sie noch einmal weitere Informationen zum User angezeigt bekommen.
Dort erkennen Sie beispielsweise wie häufig sich ein User bisher an der Anwendung angemeldet hat.