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MHM HR Helpdesk

Welche Berechtigungsgruppen existieren in der Anwendung?

Support-Team
  • Aktualisiert

In der Kategorie "Gruppe" finden Sie eine Übersicht aller Berechtigungsgruppen, die innerhalb der Anwendung verfügbar sind. Viele dieser Berechtigungsgruppen sind als sogenannte Add-on-Rollen konzipiert. Dies bedeutet, dass sie zusätzlich zu einer bereits bestehenden Haupt-Berechtigungsgruppe hinzugefügt werden können, um dieser Gruppe zusätzliche Rechte innerhalb der Anwendung zu verleihen. 

Im Folgenden werden diese Berechtigungsgruppen detailliert erläutert.

Haupt-Berechtigungsrollen

  • local_admins: Die Administratoren-Rolle in MHM. User mit dieser Rolle besitzen Vollzugriff auf alle Ausschreibungen / Bewerbungen / Veranstaltungen / Talent Pool Einträge und die komplette Administration. Diese Rolle sollte nur wenigen (ausgewählten Usern) in Ihrem Unternehmen zugeordnet werden.
  • HR: Die Berechtigungsgruppe für Ihre Recruiter. Diese besitzt Vollzugriff auf alle Ausschreibungen / Bewerbungen / Veranstaltungen und Talent Pool Einträge für die Gesellschaft, welche diesem User zugeordnet ist. Allerdings nur für die Prozesse “Standard” und “Initiativ”. Für den Prozess Azubi gibt es eine separate Berechtigungsgruppe. Diese wird nachfolgend beschrieben.
  • HR Azubi: Die Berechtigungsgruppe für Ihre Recruiter, welche sich ausschließlich um das Recruiting von Azubis kümmern. Diese besitzt Vollzugriff auf alle Ausschreibungen / Bewerbungen / Veranstaltungen und Talent Pool Einträge für die Gesellschaft, welche diesem der User zugeordnet ist. Allerdings nur für den Prozess “Azubi”. Die beiden Rollen “HR” und “HR Azubi” lassen sich auch gemeinsam an einem User hinterlegen.
  • HR lesend: Die Berechtigungsgruppe für Ihre Recruiter, welche nicht operativ im Tagesgeschäft arbeiten. Dies könnte beispielsweise der oder die Personalleiter*in sein. Die Rolle besitzt Leserechte auf alle Ausschreibungen / Bewerbungen / Veranstaltungen und Talent Pool Einträge für die Gesellschaft, welche diesem User zugeordnet ist. User können in dieser Rolle auch eine Bewertung der Bewerbung abgeben.
  • FK: Die Berechtigungsrolle für Ihre Führungskräfte. Die Führungskräfte können in der Anwendung selbstständig Personalanforderungen erstellen und diese zur Genehmigung an einen Genehmiger weiterleiten. Bewerbungen sehen diese User erst, sobald eine Bewerbung über die Aktion “Fachbereichsprüfung beantragen” an diese weitergeleitet wurde. Die FKs besitzen sowohl Zugriff auf die Aktenansicht, als auch auf die Detailansicht. User mit dieser Berechtigungsrolle können die Bewerbenden sichten und bewerten. Ohne Add-On-Rolle sehen die Führungskräfte nur die interne Kommunikation, nicht die Kommunikation mit dem Bewerber. Sie können ebenso keine Nachrichten über das System versenden.
  • FK Akte: Diese Rolle besitzt die selben Berechtigungen wie die normale FK-Rolle mit der Einschränkung, dass User mit der FK-Akte-Rolle nur auf die Aktenansicht der Bewerbung und nicht auf die Detailansicht der Bewerbung zugreifen können. Ohne Add-On-Rolle sehen die Führungskräfte nur die interne Kommunikation, nicht die Kommunikation mit dem Bewerber. Sie können ebenso keine Nachrichten über das System versenden.
  • FK schreibend: Diese Rolle besitzt die selben Berechtigungen wie die beiden vorherigen FK-Rollen mit dem Zusatz, dass User mit dieser Rolle Bewerbungen bearbeiten können. Dies kann dazu dienen, dass die FK beispielsweise Dokumente an der Bewerbung hochladen kann. Ebenso können neue Bewerbungen manuell durch diese Rolle erstellt werden. Ohne Add-On-Rolle sehen die Führungskräfte nur die interne Kommunikation, nicht die Kommunikation mit dem Bewerber. Sie können ebenso keine Nachrichten über das System versenden.
  • Betriebsrat: Die Berechtigungsgruppe für Ihren Betriebsrat oder Ihre Mitarbeitervertretung. User mit dieser Berechtigungsgruppe sehen Bewerbende erst, wenn diese über eine Betriebsratsprüfung freigegeben wurden. Dies ist in der Anwendung jederzeit möglich. Der Betriebsrat hat ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit die Bewerbung zu sichten und die Einstellung entweder anzunehmen oder diese abzulehnen. User mit dieser Berechtigungsgruppe sehen alle Informationen zur Bewerbung mit Ausnahme der Kommunikation mit dem Bewerbenden und die internen Kommentare zwischen Recruitern und Führungskräften.
  • SB-Beauftrager: Diese Berechtigungsgruppe kann dem Schwerbehindertenbeauftragten bei Ihnen im Unternehmen zugewiesen werden. User mit dieser Rolle können in den Ausschreibungen / Bewerbungen hinterlegt werden und erhalten Zugriff auf Bewerbungen, sobald diese als schwerbehindert markiert wurden. Zudem können Mitbewerber an die SBV übermittelt werden. Die SBV erhält bei der Übermittlung der Bewerbungen einen Hinweis per E-Mail von der Anwendung. Auf die Mitbewerber besitzt die SBV ausschließlich Sichtrechte. Beim Bewerber mit der schwerbehinderten Markierung kann die SBV zudem noch der Ablehnung des Bewerbenden zustimmen.
  • Freier Observer: User mit dieser Rolle lassen sich in einzelnen Ausschreibungen und Bewerbungen eintragen und erhalten dann ausschließlich Zugriff in den hinterlegten Ausschreibungen und Bewerbungen. 
  • Vertragserstellung: User mit dieser Rolle erhalten Lesezugriff auf alle Bewerbungen, die im Status "Vertrag angeboten", "Vertrag unterzeichnet" oder “Eingestellt” sind, sobald diese als Prozessbeteiligte in der Bewerbung gespeichert wurden. Zudem erhalten sie Lesezugriff auf die zugehörigen Ausschreibungen der Bewerbungen. Die Vertragserstellung kann die Bewerbungen eigenständig in die Status "Vertrag unterzeichnet" oder "Eingestellt" versetzen und Kommentare verfassen, hat sonst aber keine weiteren Aktionen zur Verfügung. Diese Rolle ist für Personen in der Personalverwaltung gedacht, welche Verträge fertigen oder Daten in Drittsysteme übernehmen wollen.
  • Accounting/Controlling: Diese Rolle kann der Buchhaltung freigeschaltet werden, welche sich um die Erstattung der Fahrtkosten von Vorstellungsgesprächen kümmert.

Add-on-Rollen

Die Add-on-Rollen können immer nur in Kombination mit einer Hauptrolle vergeben werden, da sich die User ansonsten nicht in der Anwendung anmelden können. Neben den Hauptgruppen existieren weitere Zusatzrollen (Add-on-Rollen). Diese können entweder dem HR oder den FKs vergeben werden.

Add-on-Rollen FK:

  • FK-Add-on: Personalanforderung genehmigen: Führungskraft mit Personalverantwortung. Diese Rolle muss zwingend immer entweder mit der FK-, FK schreibend oder der FK-Akte Rolle vergeben werden und kann nie eigenständig vergeben werden. Mit dieser Berechtigung kann die FK zusätzlich noch eine Personalanforderung genehmigen.
  • FK-Add-on: Gesamte Kommunikation: Diese Zusatzrolle gibt den FKs Zugriff auf den Kommunikationsreiter „Bewerber“ innerhalb der Bewerbung. Somit kann die FK nachlesen, was bisher mit einem Bewerber kommuniziert wurde. Ebenso können mit dieser Zusatzrolle E-Mails über die Aktion “E-Mail an Bewerber” versendet werden und ein Bewerberkontakt dokumentiert werden. Diese Rolle kann nur in Verbindung mit der Rolle „FK“, "FK schreibend" oder „FK-Akte“ vergeben werden.
  • FK-Add-on: Bewerbungen im finalen Status: Diese Zusatzrolle kann sowohl an die FK-Rolle, FK schreibend als auch an die FK-Akte-Rolle hinterlegt werden.  User mit dieser Zusatzrolle sehen auch Bewerbungen im Status “Abgewiesen”, “Eingestellt” und “Zurückgezogen”. Voraussetzung hierfür ist, dass die Bewerbungen zuvor an diese FK weitergeleitet wurden.
  • FK-Add-on: Talent-Pool: User mit dieser Zusatzrolle erhalten Zugriff auf alle Talent Pool Einträge ihrer zugeordneten Gesellschaft. Dabei müssen FKs mit dieser Rolle nicht in den Talent Pool Einträgen als FKs hinterlegt sein. Ohne diese Rolle haben FKs nur Zugriff auf die Talent Pool Einträge, bei welchen sie als Führungskraft hinterlegt wurden. Diese Rolle kann nur in Verbindung mit der Rolle „FK“, "FK schreibend" oder „FK-Akte“ vergeben werden.
  • FK-Add-on: Interview Prozess: Mit dieser Add-on-Rolle können Führungskräfte Interviews anlegen, Bewerber dazu einladen und die Interviews auch bewerten. Neben den Aktionen für das Interview können auch E-Mails an den Bewerbenden gesendet werden und ein Bewerberkontakt gepflegt werden.

Add-on-Rollen HR:

  • HR-Add-on: Benutzer anlegen: Dadurch haben HRs Zugriff auf die Benutzeradministration und können neue User anlegen oder bestehende User bearbeiten.
  • HR-Add-on: Multiposting: Hat ein HR diese Zusatzrolle zugeordnet kann er Ausschreibungen über Multiposting auf externen Stellenbörsen wie Monster oder StepStone veröffentlichen.
  • HR-Add-on: Unzugeordnete E-Mail: Erlaubt es HRs die nicht zugeordneten E-Mails zu sehen und zuzuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie kann ich unzugeordnete E-Mails einer Bewerbung zuordnen?

Add-on-Rollen für alle User:

  • Add-on: Ausschreibung prüfen: Diese Zusatzrolle kann sowohl an den BR/MAV oder an die FK-Rollen hinterlegt werden. Durch diese Rolle kann eine Ausschreibung vor der Veröffentlichung noch an den entsprechenden User weitergeleitet werden. Dieser User kann die Ausschreibung im nächsten Schritt prüfen und ein Feedback abgeben.
  • Add-on: Kein Beisitzer: Diese Zusatzrolle verhindert, dass dieser User in den Ausschreibungen / Bewerbungen zur Auswahl steht. Dies kann bei HRs sinnvoll sein, die nicht aktiv mit der Anwendung arbeiten, sich aber immer mal wieder einen Überblick verschaffen möchten.
  • Add-on: Kein Gehaltswunsch: Diese Zusatzrolle verhindert, dass dieser User in den Bewerbungen den Gehaltswunsch des Bewerbenden sehen kann. Bitte beachten Sie, dass der Gehaltswunsch weiterhin im Lebenslauf oder in anderen Dokumenten genannt sein könnte.