Die Anwendung bietet Ihnen zwei verschiedene Arten der Anonymisierung an:
- Automatisch durch die Anwendung
- Manuell durch einen Administrations-User
Automatisch durch die Anwendung
Bei der automatischen Anonymisierung gibt es in jeder Anwendung eine vor eingestellte Frist. Die Frage der Anonymisierungsfrist wird im Set-Up der Anwendung mit dem jeweiligen Unternehmen geklärt, standardmäßig wird diese auf 6 Monate gesetzt. Diese Fristen können nachträglich auch noch angepasst werden, hierzu wenden Sie sich bitte an Ihre MHM-Betreuungsperson.
Zurückgezogene Bewerbungen werden aus Datenschutzgründen bereits 7 Tage nach dem zurückziehen anonymisiert.
Die Anonymisierungsfrist beginnt, sobald sich eine Bewerbung in einem der drei finalen Status befindet:
1. Eingestellt,
2. Abgelehnt oder
3. Zurückgezogen.
Nach Ablauf der Frist wird eine Bewerbung anonymisiert.
Bei der Anonymisierung werden personenbezogene Daten soweit überschrieben, dass kein Bezug mehr zum Bewerbenden hergestellt werden kann. Außerdem taucht die Bewerbung nicht mehr in der Bewerbungsliste auf. Lediglich in den Kennzahlen ist die Bewerbung noch ersichtlich.
Manuell durch einen Administrations-User
Es kann vorkommen, dass Bewerbungen auch manuell anonymisiert werden sollen. Anonymisieren können in der Anwendung nur User mit Administrationsrechten. Besitzt Ihr User die entsprechenden Berechtigungen, können Sie wie folgt eine Bewerbung anonymisieren:
- Wählen Sie die entsprechende Bewerbung aus.
- Klicken Sie in der Aktenansicht auf den Namen der Bewerbung (oben links).
Sollte der Name bei Ihnen nicht als Link angezeigt werden, besitzen Sie nicht die entsprechenden Berechtigungen. In diesem Fall, wenden Sie sich bitte an einen User mit Administrationsrechten. - Per Klick auf den Namen gelangen Sie auf eine erweiterte Detailansicht. Über das Aktionsmenü ist es Ihnen möglich eine Bewerbung zu anonymisieren.
- Durch Klick auf “Anonymisieren” und der Bestätigung der darauffolgenden Abfrage wird die Bewerbung anonymisiert.
Achtung: Anonymisierte Bewerbungen können nicht wieder hergestellt werden! Ebenso werden alle Bewerbungen eines Bewerbenden anonymisiert. Bitte besprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten wie Sie auf ein gewünschtes Löschungsverfahren eines Bewerbenden reagieren.