Um die Reisekosten von Ihren Bewerbenden anzulegen gehen Sie zunächst auf den Reiter "Ausschreibungen" und wählen anschließend "Kosten" aus. Über den Button "Neu" (oben rechts) können Sie nun neue Reisekosten anlegen:
Allgemein
Zunächst geben Sie der Kostenposition einen Titel z.B. nach dem Namen des Bewerbers oder dem Datum des Termins, zu dem die Kosten erstattet werden. Ein optionaler Kommentar kann ebenfalls vergeben werden. Statische Kosten werden über das Feld Kosten angegeben. Dieses Feld ist notwendig, wird aber bei der Berechnung der Kosten durch eine Kilometerpauschale automatisch ausgefüllt. Kostenstelle sowie ein Rechnungsdatum können ebenfalls angegeben werden.
Reisekosten
Hier kann ein Preis pro km angegeben werden und eine Entfernung in km. Wenn einer dieser Werte geändert wird, wird die Summe mit Entfernung mal Preis/km überschrieben.
Bankverbindung
Im Reiter Bankverbindung können Name des Kontoinhabers, BIC und IBAN eingetragen werden. Bei der Übermittlung der Kosten sollten diese Daten bereits eingepflegt sein.
Zuordnungen
Im Dropdown kann die Ausschreibung ausgewählt werden, zu der die Kosten zugehörig sind.
Bewerbung
Im Feld Kosten-Objekt muss der Bewerber ausgewählt werden, dem die Kosten erstattet werden sollen.
Info: Werden Reisekosten direkt am Interview erfasst, so wird der Bewerbende und die Ausschreibung bei der Erfassung der Reisekosten vorausgewählt.
Folgende Felder können nach dem erstellen der Reisekosten zusätzlich ausgefüllt werden:
Prozessbeteiligte
Über Recruiter können ein oder mehrere verantwortliche Recruiter eingetragen werden. Diese erhalten bei der Übermittlung der Kosten ebenfalls einen Reminder. Im Feld Buchhaltung/Controlling muss die zuständige Buchhaltung ausgewählt werden. Diese muss eingetragen werden, um die Kosten korrekt übermitteln zu können.
Dateien
Bei Bedarf können zusätzlich noch Dateien hochgeladen werden. Diese können in der Detailübersicht der Kosten eingesehen werden, nicht aber beim Bewerber oder in der Ausschreibung. Die hier hochgeladenen Dateien werden auch der Email angehängt, die versendet wird, wenn die Kosten per Mail übermittelt werden.