Bei längeren geplanten oder ungeplanten Abwesenheiten kann es nützlich sein, Vertreter vor allem für HR-Kollegen zu definieren, damit Bewerbungen nicht unbearbeitet bleiben. Hierzu haben wir Ihnen folgend mehrere Lösungsansätze dargestellt:
Variante 1: Austausch der Verantwortlichen in den Stellenanzeigen
Bei einer überschaubaren Anzahl an zu vertretenden Stellen besteht die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten vorübergehend anzupassen. Die Vertretung wechselt dazu in alle entsprechende Stellen und trägt sich unter "Zuordnungen" zusätzlich als Recruiter ein. Die restlichen Verantwortlichen (inklusive der zu vertretenden Person) sollten weiterhin in der Ausschreibung bestehen bleiben.
Stellen Sie sicher, dass die Checkbox "Geänderte Prozessbeteiligte in die Bewerbungen übernehmen" aktiviert ist.
Die Vertretung erhält ab jetzt alle Reminder und Infos zu neuen und bestehenden Bewerbungen. Nach Abschluss des Vertretungsfalls kann sich die Vertretung wieder aus den Stellen austragen.
Variante 2.1: Weiterleitung der Reminder
User mit gleichen Berechtigungen (Recruiter mit den selben Rechten und Gesellschaften bzw. Admins) können im System die gleichen Aufgaben übernehmen. Damit die vertretende Person immer auf dem aktuellen Stand ist, kann die zu vertretende Person alle E-Mails über eine Regel direkt an ein anderes Postfach weiterleiten lassen. Dieser Artikel beschreibt zum Beispiel, wie solch eine Regel in Microsoft Outlook erstellt werden kann: https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-regeln-in-outlook-75ab719a-2ce8-49a7-a214-6d62b67cbd41
Jede E-Mail aus dem System enthält einen Link, der direkt zum entsprechenden Profil/Ausschreibung führt. Am Ende der Vertretungszeit kann die Regel einfach entfernt werden.
Variante 2.2: Reminder im System betrachten
Alle Reminder können auch direkt im System angeschaut werden. Wechseln Sie zunächst in das Menü "Dashboard > Reminders". Auf dieser Seite sehen Sie alle Systemreminder, die Sie erhalten haben. Am Ende der Seite befindet sich die Kachel "Zuständigkeit", mithilfe Sie sich die Reminder anderer Personen anschauen können. Hierzu benötigen Sie die selben Berechtigungsgruppen:
Diese Lösung kann ohne weitere Einrichtung verwendet werden, allerdings erhalten Sie die Reminder nicht proaktiv.