Im "Kosten"-Menü können Sie Reisekosten über den Button "Neue Ausgabe" anlegen:
Folgendes Formular muss ausgefüllt werden:
Zunächst geben Sie der Kostenposition einen Titel. Die Benennung kann nach eigenen Präferenzen geschehen, z.B. nach dem Namen des Bewerbers oder dem Datum des Termins, zu dem die Kosten erstattet werden. Ein optionaler Kommentar kann ebenfalls vergeben werden. Statische Kosten werden über das Feld Kosten angegeben. Dieses Feld ist notwendig, wird aber bei der Berechnung der Kosten durch eine Kilometerpauschale automatisch ausgefüllt. Kostenstelle sowie ein Rechnungsdatum können ebenfalls angegeben werden.
Im Bereich "Reisekosten" kann ein Preis pro km angegeben werden und eine Entfernung in km. Wenn einer dieser Werte geändert wird, wird die Summe mit Entfernung mal Preis/km überschrieben.
Im Reiter "Bankverbindung" müssen Name des Kontoinhabers , IBAN und optional BIC eingetragen werden.
Im Dropdown "Zuordnungen" kann die Ausschreibung ausgewählt werden, zu der die Kosten zugehörig sind.
Im Feld Kosten-Objekt muss der Bewerber ausgewählt werden, dem die Kosten erstattet werden sollen.
Nach dem einmaligen Speichern müssen zudem noch die Prozessbeteiligte definiert werden. Bei Bedarf können zusätzlich noch Dateien hochgeladen werden.
Reisekosten anlegen über Interview
Alternativ können Reisekosten auch direkt im Interview angelegt werden. Auch hier gilt zu beachten, dass Buchhaltung bzw. Controlling dann bereits in der Ausschreibung gepflegt werden sollten. Ansonsten kann es passieren, dass Kosten zwar korrekt erstellt werden, die Buchhaltung darüber allerdings nicht informiert wird.
Im Feld Buchhaltung/Controlling können Sie neben Usern mit HR- oder Administrationsrechten auch die neue Rolle Accounting/Controlling eintragen. Diese ist nur für die Buchhaltung bestimmt und hat ausschließlich auf die Reisekosten Zugriff. Die im besagtem Feld eingetragene Person erhält einen Reminder, sobald neue Reiskosten angelegt wurden.
Ablauf einer Reisekostenabrechnung über das Interview
- Erstellen Sie wie im Anwenderhandbuch beschrieben ein Interview.
- Unter “Veranstaltungen” können Sie durch einen Klick auf den Veranstaltungstitel auf dessen Detailseite gelangen.
- Im Reiter “Veranstaltung” können Sie nun auf das markierte Icon klicken: